ЕВФРАТ-Документооборот

Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система ЕВФРАТ–Документооборот v.12 помогает в решении следующих задач

• повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
• создание единого информационного пространства предприятия;
• обеспечение надежности учета и хранения документов;
• организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ–Документооборот позволяет

1. автоматизировать регистрацию документов и заданий;
2. обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
3. осуществлять мгновенный поиск информации;
4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
6. организовать долговременное хранение документов организации;
7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Протоколирование действий пользователей и применение ЭЦП при согласовании документов существенно повышают надежность и безопасность работы с документами.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система ЕВФРАТ–Документооборот позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий.

Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле «Ход исполнения», что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

В состав системы входят следующие модули

• АРМ Пользователя — универсальное рабочее место доступа к системе;
• АРМ Администратора — средство настройки и администрирования системы;
• модуль «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• модуль «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• модуль «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей;
• модуль «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительно в систему могут входить:

• модуль «НТТР–сервер» — средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;
• модуль «Архивариус» — инструмент для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.

Наличие в системе ЕВФРАТ-Документооборот развитых средств уведомлений и упоминаний позволяет сотрудникам постоянно помнить о поставленных перед ними задачах и существенно повышает исполнительскую дисциплину в организации.

За счет автоматизации типовых рутинных операций (перевод документов из бумажного в электронный вид, регистрация, согласование и т.д.) ЕВФРАТ-Документооборот экономит время на всех этапах деятельности сотрудников, снижая издержки на работу с документами.

Основными функциями системы являются:

• 

  регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
• постановка документов на контроль;
• возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
• возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
• слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
• поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
• разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
• протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
• подготовка и печать журналов и отчетов;
• рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
• возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
• доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

В новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12 появились и были усовершенствованы следующие функциональные блоки:

Поддержка территориально-распределенной работы (NEW)

• создание единого пространства управления филиальной структурой;
• сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам.

Интеграция с электронной почтой (NEW)

• регистрация писем из электронной почты в системе ЕВФРАТ-Документооборот;
• отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ.

Регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя (UPGRADE)

• регистрация нового документа на основе существующего;
• автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
• поддержка потокового сканирования.

Контроль и анализ деятельности организации (UPGRADE)

• расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
• автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
• развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами:
  • построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
  • o возможность использования при построении отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
  • возможность использования диаграмм для построения наглядных отчетов;
  • экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer.

Возможности администрирования (UPGRADE)

• поддержка работы с иерархическими словарями;
• организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
• работа ЕВФРАТ-Документооборот Сервер как сервиса;
• экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
• администрирование хранилища форм документов;
• новый Генератор отчетов.

Развитие инструментария для разработчиков (NEW)

• автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML);
• новые возможности ЕВФРАТ-Документооборот API для организации экспорта/импорта информации.

Особенностью системы ЕВФРАТ-Документооборот является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

Комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот

В комплект поставки системы входит набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании — Дизайнер форм и Менеджер журналов и отчетов.

Дизайнер форм позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации документов в системе. При помощи Менеджера журналов и отчетов можно создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

Уникальной особенностью программы является входящая в комплект поставки встроенная СУБД, обеспечивающая работу системы, что не требует дополнительных вложений в приобретение базы данных, а также обусловливает ее оптимальное использование.

ЕВФРАТ-Документооборот не требует особых условий установки и эксплуатации, не нуждается в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Гибкость и простота настройки позволяют пользователям своевременно модернизировать систему в зависимости от изменений российского законодательства и деловой практики.