Другие направления

АРМ «Администратор»

Модуль АРМ «Администратор» — это специальный интерфейс, обеспечивающий администрирование системы ЕВФРАТ. В его состав входит ряд функциональных блоков, позволяющих настраивать и администрировать систему.

Блоки структуры

Организационная структура предприятия определяется при помощи средства «Сотрудники». Структура организации представляет собой иерархию отделов, служб, подразделений, к каждому из которых соотносится перечень пользователей системы. Для сотрудников системы, помимо стандартного для производственного ПО набра данных: ФИО, логин, пароль, можно завести и дополнительные сведения, такие, как должность, телефон и email для связи и др. Кроме того, данное средство также определяет начальные права пользователей на работу с документами в рамках бизнес-процессов.

Потоки документов, а иначе говоря, документы предприятия, имеющие сходный набор реквизитов и общую нумерацию, определяются средством «Потоки документов». Типичными потоками документов для предприятия являются следующие: «Входящие документы», «Исходящие документы», «Договоры», «Приказы», «Служебная переписка» и др. В данном разделе можно управлять самими потоками документов, а также определять права на регистрацию, просмотр или изменение документов в потоке. Для каждого потока необходимо задать регистрационно-контрольную карточку (форму документа), которая впоследствие может быть изменена. Список используемых в системе форм можно посмотреть с помощью средства «Хранилище форм», которое обеспечивает администратору возможность управления формами (сохранение, загрузка).

Словари системы предназначены для систематизации учета документов и описания бизнес-процессов. Администратор может создавать новые, изменять уже имеющиеся и удалять вышедшие из использования словари и справочники. Предусмотрено создание как простых, так и сложных иерархических словарей. Особенностью системы ЕВФРАТ является то, что конечный пользователь не имеет доступа к наполнению словарей. Это, с одной стороны, обеспечивает «чистоту» словарей, с другой — сохраняет свободу для пользователей, поскольку система лишь рекомендует, но не обязывает выбирать значение именно из словаря.

Блоки управления

Группы доступа определяют виды сотрудников, которым в соответствии с регламентом предприятия будут назначены сходные права доступа, например, «Делопрозводители», «Бухгалтеры», «Начальники отделов» и др. Для работы с группами доступа предназначено одноименное средство АРМ «Администратор». Поскольку при работе любой фирмы неизбежна кадровая ротация, перемещение сотрудника на другую должность с иными правами доступа к документам может быть проведено при помощи изменения его группы доступа.

Списки рассылки вместе с соответствующим средством управления упрощают задачу массовой рассылки документов системы по заранее подготовленным спискам.

Ролевое замещение — это механизм автоматического изменения получателя документов и/или сообщений, который управляется средством «Роли». Зачастую при движении документов в системе возникает необходимость передать полномочия одного пользователя другому (например, полномочия главного бухгалтера в связи с его временной нетрудоспособностью передать его заместителю). Таким образом, при работающем механизме ролей документы будут отправляться на рассмотрение, согласование, утверждение не конкретному человеку (скажем, Петровой Л.Б.), а «Главному бухгалтеру». Это позволит администратору оперативно перенаправить поток электронных документов другому сотруднику компании с минимальным вмешательством в работу системы. Также, например, в системе может быть создана роль «Руководитель отдела продаж», роль «Юрист» или роль «Инспектор по работе с юридическими лицами». По окончании замещения (или других особых обстоятельств) администратор системы может восстановить действие роли на первоначально работающего сотрудника.

Список активных сотрудников может управляться администратором при помощи средства «Работающие сотрудники». Это позволяет не только контролировать использование системы ЕВФРАТ сотрудниками организации, но и принудительно отключать рабочее место пользователя при возникновении нештатных ситуаций.

Блоки автоматизации

Настройка уведомлений производится в одноименном средстве АРМ «Администратор». Здесь предоставляется возможность для определения того. какие из уведомлений системы в какие сроки будут автоматически доставляться сотрудникам предприятия. Администратор имеет возможность задать различные варианты автоматического уведомления различных участников бизнес-процессов (исполнителей, контролеров и согласующих). Допускается наличие нескольких уведомлений на одно и то же событие, скажем, уведомление о приближении срока исполнения, уведомление о наступлении срока испонения и, наконец, уведомление о том, что исполнение уже просрочено.

Календарь рабочих дней предприятия может совпадать с официальным по России, а может и несколько отличаться от него. Чтобы не получилось так, что сотрудник, получив задание в пятницу вечером со сроком исполнения в 1 день, не нашел его в понедельник уже просроченным (поскольку прошло 3 календарных дня), администратор системы настраивает перечень выходных и рабочих дней в соответствии с принятым в организации. Для настройки используется средство «Календарь системы».

Набор конфигураций системы позволяет администратору управлять различными вариантами ее настройки. Средство «Конфигурации»  предоставляет администратору системы ЕВФРАТ возможность загружать, обновлять и удалять конфигурации. В состав конфигурации могут входить объекты системы (потоки, РКК, отчетные формы, бизнес-процессы), а также настройки пользовательских АРМов (состав меню, панели инструментов и др.) обеспечивающие решения различных бизнес-задач.

Блоки взаимодействия

Сеть взамодействия серверов территориально распределенной организации определяется и настраивается при помощи средства «Серверы обмена». Специфика системы ЕВФРАТ не предполагает наличие всех документов во всех подразделениях, поскольку это приводит к излишнему расходованию ресурсов на передачу документов от каждого подразделения всем остальным. Вместо этого в системе настраиваются маршруты, по которым перемещаются документы вполне определенных потоков, регистрируясь на серверах других подразделений. Эта схема аналогична традиционному документообороту, когда документ, перемещаясь из одного территориально удаленного подразделения в другое, получает дополнительные регистрационные номера.

Перечень контактных лиц, допущенных к работе с документооборотом нескольких подразделений, определяется средством «Контактные лица». Администратор определяет список сотрудников, которым будет разрешен обмен документами и поручениями с внешними по отношению к данному серверу документооборота пользователями системы.

Дополнительные возможности администрирования

Средства администрирования системы ЕВФРАТ обеспечивают следующие дополнительные возможности:

  • организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
  • работа сервера ЕВФРАТ как сервиса;
  • экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
  • администрирование хранилища форм документов.