Другие направления

АРМ «Пользователь»

Рабочее место пользователя в системе «ЕВФРАТ» организовано так, что вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется сотрудникам в главном окне при загрузке системы. Подобный бизнес-ориентированный интерфейс обеспечивает удобную навигацию по документам и поручениям и позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с ними.

В системе реализована структура пользовательских и общих папок. Общие папки — номенклатура дел организации — настраиваются администратором системы или пользователем, имеющим права администратора документооборота. Личные папки предназначены для использования только на рабочем месте пользователя и позволяют обеспечить сотрудникам удобную работу с необходимой им информацией.

Главное окно АРМ «Пользователь»

Рис. 1. Главное окно АРМ «Пользователь»: видна настроенная структура папок пользователя. Картинка кликабельна.

Регистрация документа

Электронный документ в системе ЕВФРАТ представляет собой совокупность регистрационно-контрольной карточки документа (РКК) с описывающими документ реквизитами, прикреплённых файлов, связок с другими документами и контрольной информации. Система позволяет регистрировать новые документы, изменять и удалять существующие. При регистрации документов ведётся контроль заполнения полей регистрационной карточки и автоматический контроль дублирования документов. Регистрировать новые документы можно также на основе существующих, что сокращает время регистрации однотипных документов.

Благодаря наличию в системе словарей и справочников, в том числе иерархических, поля регистрационной карточки можно заполнять, выбирая из списка нужные значения. В системе имеется возможность создавать собственные словари и справочники для дальнейшего использования.

Поддержка номенклатуры дел и документов в системе ЕВФРАТ позволяет организовать работу с документами в соответствии с принятыми в организации правилами и регламентами. Для учета документов могут быть использованы различные правила формирования регистрационных номеров (с префиксами и суффиксами). При регистрации документу автоматически присваивается номер согласно утвержденному для этого типа (потока) документов способу нумерации.

Присоединенные файлы

К регистрационной карточке (РКК) можно прикрепить любое количество файлов произвольного формата. Благодаря встроенным средствам сканирования и распознавания документов, можно прикреплять документы непосредственно «со сканера». Поддержка потокового сканирования позволяет эффективно обрабатывать большое количество документов. Прикреплённые документы можно просматривать в системе и выводить на печать с помощью встроенных средств просмотра и печати. В случае, когда работа в рамках одного процесса идет не с одним документом, а с целым комплектом (пакетом), у пользователей есть возможность устанавливать связи между документами (создавать перекрестные ссылки). Кроме этого сотрудники могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением ЭЦП) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.

ЕВФРАТ. Регистрация документа
Рис. 2. Регистрация документа в системе ЕВФРАТ: видна часть РКК со списком присоединенных файлов. Картинка кликабельна.

Постановка документов на контроль

На основании резолюции руководителя или в соответствии с установленным регламентом документу назначаются контролер, ответственные исполнители, соисполнители и согласующие.

  • Контролер — это лицо, осуществляющее контроль выполнения работ по данному документу.
  • Ответственные исполнители — сотрудники, ответственные за работы по конкретным поручениям по документу. Соисполнители совместно выполняют поручения по одному документу. В ходе работ ответственные исполнители отчитываются за исполнение контролеру, а соисполнители и контролеру и ответственному исполнителю поручения.
  • Согласующие — это лица, с которыми необходимо согласовать данный документ. В контрольную карточку документа также заносится информация об установленных сроках исполнения документа и отдельных поручений по нему, сроках согласования и утверждения.

В системе имеется возможность задавать маршрут прохождения документа среди исполнителей и согласующих. Сотрудник может выбрать типовой маршрут из списка заранее созданных или составить новый маршрут, указав для него необходимые условия и его участников. В рамках маршрута сотрудники могут давать подпоручения своим коллегам и подчиненным.

Проектирование типовых маршрутов в системе осуществляется с помощью модуля «Графический дизайнер маршрутов», при этом поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий.

Графический дизайнер маршрутов
 Рис. 3. Графический дизайнер маршрутов. Картинка кликабельна.

Коллективная работа с документами

Система ЕВФРАТ предусматривает различные схемы организации деловых процессов, в рамках которых обеспечивается создание, согласование, утверждение и ознакомление с документами. Смоделированные процессы документооборота могут включать последовательное и параллельное выполнение этапов работ. Переход к следующему этапу может реализовываться в зависимости от различных условий (например, различные схемы согласования оплаты счетов для разных диапазонов сумм). Развитый встроенный модуль Workflow (управление процессами работ) позволяет осуществлять привязку маршрутов и схем движения документов к сотрудникам, группам и ролям.

Сотрудники, работая с документами, могут создавать новые версии документов, информация о которых отображается на карточке документа. Система позволяет отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.

В случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе ЕВФРАТ, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот, в системе предусмотрена возможность ознакомиться с полной историей согласования документа. Распечатанный «Лист согласования» позволит руководителю оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ и какие работы были по нему проведены.

Лист согласования документа
 Рис. 4. Лист согласования документа перед его утверждением. Картинка кликабельна.

Контроль исполнения

Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно получать информацию о текущем состоянии дел (работ по документам, выполнении поручений). В системе реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволяет сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ, даже когда на их рабочем месте система не запущена.

Сотрудники, получая уведомления и напоминания о сроках выполнения поставленных перед ними задач, могут оптимально спланировать свой рабочий день, что положительно влияет на исполнительскую дисциплину в организации. Автоматическая отправка контролеру и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков позволяет рассчитывать время на выполнение того или иного задания. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения". Это упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения и как процесс обработки документа проходил до текущего момента.

В системе реализована функция автоматизации процесса приема поручения на исполнение. Сотруднику, при поступлении нового задания, в специальном окне программы необходимо принять или отказаться от исполнения, при этом есть возможность оставить комментарий или указать причину отказа. После этого происходит отсылка соответствующего уведомления лицу, выдавшему задание. Таким образом, становится понятно, получил или нет сотрудник задание, началась ли работа по документу, и если нет, то по какой причине произошел отказ.

Система ЕВФРАТ предоставляет возможность отправки промежуточного и окончательного отчета по поручениям контролеру, который при необходимости может отправить документ на доработку. С помощью специального поиска по контрольным заданиям и документам есть возможность найти задания и поручения, отвечающие определенным условиям, по времени, по определенным сотрудникам, видам документа и т.д.

Возможность использовать в системе электронную цифровую подпись (ЭЦП) позволяет согласовывать и утверждать документы на должном уровне безопасности, так как ЭЦП позволяет заменить печать и подпись, гарантируя авторство документа после его подписания.

Пользователи системы ЕВФРАТ, кроме того, могут вести переписку между собой при помощи встроенной почтовой службы. Сотрудники организации могут рассылать документы другим пользователям системы. Также в системе реализована возможность отправки зарегистрированных документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ.

Контроль исполнения документа
 Рис. 5. Контроль исполнения документа. Руководитель просматривает в хронологическом порядке ход исполнения поручений. Картинка кликабельна.

Поиск документов

Средствами системы ЕВФРАТ осуществляется мгновенный поиск документов и поручений в больших архивах информации по их содержанию и любой комбинации реквизитов с использованием встроенной технологии морфологического анализа русскоязычного текста. При формировании поискового запроса пользователи задают перечень и интервалы значений реквизитов. Кроме того, возможен поиск по форме документа, для этого необходимо заполнить на РКК нужные поля информацией из искомого документа.

В расширенном поиске предусмотрена возможность гибкого задания условий для поиска. В частности, пользователь может задавать сложные запросы с использованием логических условий. Часто повторяемые запросы можно сохранять и использовать при следующем поиске.

Отчёты и журналы

Встроенный в систему ЕВФРАТ генератор отчётов предоставляет возможность построения различных аналитических отчётов и журналов. Пользователи могут формировать отчёты и журналы как по всей базе документов, так и по отдельной выборке, что позволяет анализировать работу по различным сферам деятельности. При построении отчетов доступны данные о ходе исполнения каждого поручения и подпоручения. Для отслеживания результатов работы по выданным заданиям в системе предусмотрено построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений.

Возможность использования диаграмм при построении отчётов делает их более наглядными и прозрачными. Отчеты могут быть экспортированы в форматы doc, rtf, html, xls. Все сформированные отчёты можно распечатать непосредственно из окна просмотра отчётов или уже из экспортированных файлов.